供应商档案管理制度(供应商往来帐怎么建)

1. 供应商档案管理制度，供应商往来帐怎么建？

建立供应商往来帐需要以下步骤：首先，建立一个供应商往来帐户，并记录该供应商的所有基本信息，例如名称、地址、联系人等。其次，将所有的采购交易与该供应商相关的信息记录下来，如订单、收据、发票等。然后，对于每个采购交易，将其金额分配到适当的费用类别中，例如直接材料成本或运输成本。最后，及时更新供应商往来帐户，以确保它是准确的和最新的。建立一个清晰、准确的供应商往来帐是企业管理的重要组成部分，为企业提供了更好的采购决策和财务管理。

2. 小公司采购如何管好供应商？

不管是大公司还是小企业，对于供应商的系统性管理都是需要一个过程的，从公司当初的筹建到后期的正常运营。经过几年的正常运行，才能建立并完善一套适合本企业的行之有效的采购管理办法，其中就会有配套的供应商管理规定。

企业的运行，必须拥有健全的管理制度和完善的工作流程，前期因为是刚开始运营，有可能没有与之配套的采购管理制度，这个时候作为采购人员，不管怎么样对于供应商的管理还得遵循采购的基本原则，我认为从以下几方面入手：

1、多跑市场

刚开始做业务，要抓住几个“勤”，即腿勤、嘴勤、笔勤。采购人员和销售人员一样，只不过是销售人员时对外销售自己的产品。采购人员是对内采购制造产品所需的物资，我认为最终的目的都是一样的，为了降低成本怎甲公司收入，所以要勤快，多主动跑市场，多和不同的供应商交流、多去了解一些物资的特性、参数、质量等，通过多跑动和不同的供应商交流对比、总结，才能确定出合理的谈判价格，找到该物资合适的供应渠道，才能采购到“物美价廉”，即性价比较高的材料。

2、新供应商的寻找

在满足公司现有生产状况的情况下，要不断的开发新的供应商，给以后公司扩大产能，增加产成品做后备。根据公司材料或物资历史需求量（上个月或者上一年）来判断后期物资需求规律，对于采购量大，占用采购总金额大的材料，每年必须至少引进数家新供应商，作为备用合作商。

3、供应商信息档案的建立

通过多次对市场的调查，积累了不同材料供应商信息，及时分类汇总，建立供应商信息档案，包括主营业务、公司名称、公司地址、联系方式以及近几年所供货的企业信息。

4、供应商的对比筛选

前期根据公司需求建议引进2-3家供应商供货，在供货的过程当中，有对比、有参照、最终筛选出供货价格、质量、付款方式等都比较优于其他的合作商，作为长期的供应商。

5、供货周期的预判以及安全库存的确定

根据企业生产情况，确定原材料的供货周期以及合理库存。如果合理库存和供货周期无法确定，要么生产上需要原料时库房没有存货，而不是很急需的原料库存过大，要么急需的该批原料库存量过剩造成积压，增加了库存成本。这些都是不合理的，要根据生产上原料的用量以及供应商供货所需要的时间来确定合理的供货州区和库存。

6、供应商的考核

根据供货材料的特性，分周期即以月或着季度，对供应商供货过程的考核，包括供货的及时性、出错率、准确性以及质量的稳定性等逐项考核，优胜劣汰，对考核名次靠后的，供货量减少，适当降低供货比例，对考核不合格者，退出供应商合格名录。

7、战略性合作伙伴关系的建立

这种战略性合作的伙伴关系，是企业发展到一定的层次，通过和供应商多年的磨炼、合作，彼此之间不断的协同、沟通而达到的一种高层次的管理。供应商和供货企业共命运、共发展，达到一种合作共赢长期的互惠互利的战略合作关系。

每个企业有着自己不同的管理理念，在实际工作中，要根据企业性质做出不同的管理模式，创业型企业最初是在摸索中前进，所有制度也是在摸索中出台，通过不断调整、不断完善，最终执行；发展中企业，已经经过了摸索阶段，相应的已具有比较完善的管理了制度，只是在运营过场中根据实际做一微调。不管企业大与小，对供应商的管理都是从前期主动市场考察到合作商的试供货、再到合格供应商的筛选、考核，最后达成战略型合作伙伴这一基本规律的。

3. 项目采购管理详细流程？

项目采购管理的主要过程包括规划采购管理、实施采购、控制采购、结束采购等4个过程细化来讲包含如下步骤。

1．需求确定与采购计划的制订【规划采购管理】

需求的确定是采购流程的初始环节。

需求的确认过程就是采购部门收到采购申请，制订采购计划的过程。

2．供应商的搜寻与分析【实施采购】

这些标准包括供应商的实力、以往在产品设计上的表现、质量承诺、管理水平、技术熊力、成本控制、送货服务、优化流程和开发产品的技术能力等。

3．定价【实施采购】

常见的有竞争性报价及谈判两种。

(1)竞争性报价适用下列特征：

采购量足够大，值得进行竞争性报价。

供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本。

竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者。

买方只向技术合格的供应商发出竞标，而愿意合作的供应商则进行报价。

买方没有优先考虑的供应商。

(2)谈判下列情况适合：

当前述任何竞争性报价的标准都不存在时。

当采购要求诸多绩效因素(如价格、质量、交货、风险分摊以及产品支持等方面)必须达成一致时。

当买方要求供应商的早期参与时。

当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时(这通常会使预测供应商的采购成本变得更难)。

4．拟定并发出定单【？？？】

企业根据确定的采购需求与采购计划，在企业的采购定单模板中填上栗购内容和要求形成采购定单，采购定单需经过评审，并得到批准。

采购定单批准后，企业采购人员向供应商发出定单。

5．定单的跟踪和跟催【控制采购】

(1)订单跟踪是指依据发出的定单内容，跟进监督，了解进展。

跟踪一般需要经常询问供应商的进度，有时甚至需要到供应商处走访。不过，这一措旖通常仅用于关键的、大额的或提前期较长的采购事项。

为了及时获得信息并知道结果，可通过电话进行跟踪，以查询有关发运日期。

(2)跟催是指依据发出的定单内容，跟进催促，掌控进展。

对供应商施加压力，以使其履行最初所作出的发运承诺、提前发运货物或是加快已经延误的订单涉及的货物的发运。

(3)跟踪和跟催的流程。

跟踪供应商内部申请的准备。

确认供应商备货的情况。

跟踪供应商发货的手续。

确认供应商已经发货。

跟踪货物在路途的行程。

确认货物到达的时间。

6．验货和收货【控制采购】

(1)货物检验的步骤如下：

确定检验时间和地点。

确定检验部门及人员。

货物检验。

不合格货物处理。

对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物品验收报告。

(2)接收货物的步骤如下：

协商送货事宜。

货物接收入库。

货物接收过程中的问题。

7．开票和支付货款【控制采购】

付款操作的具体过程如下：

查询采购调和入库信息。

准备付款申请单据。

付款审批。

向供应商付款。

供应商收款。

8．记录管理【结束采购】

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4. 供应商档案在基础设置哪个功能目录里？

供货商的档案应该在质检科目录里，质检科需要保存和审核这些档案，把公司的风险降到最低

5. 药品零售企业如何建立药品质量档案？

首先，药品零售企业要明确哪些品种需要建立药品质量档案，这是GSP具有规范性要求的。

①首营品种，②主营品种，③除首营品种之外的其他新经营品种，④发生过质量问题的品种，⑤药品监督管理部门重点监控的品种，⑥药品效期较短的品种，⑦药品质量不稳定的品种，⑧消费者投诉比较集中的品种，⑨其他有必要建立质量档案的品种。其次，药品零售企业要明确药品质量档案应收集哪些相关资料，这一点十分重要，也是部分药品零售经营企业质量管理人员比较模糊的地方。这里我们可以简单的理解为：所谓药品就是要查看药品是否具有准字号（应注意未实施批准文号管理的中药材和中药饮片），所谓质量就是收集药品的包装、标签、说明书、检验报告书（进口药品检验报告书）、进口药品注册证，还应该收集供货单位（药品生产企业）的资质证明等，所谓档案就是将收集的各种资料按先后顺序集中装订成册，要求美观大方等。药品包装应该收集最小包装（可以使用复印件），比较简短收集；药品标签如果进货时不向供货方索取，药品零售经营企业收集药品标签就会有些困难；说明书留存有困难时也可以采用复印件；检验报告书（进口药品检验报告书）、进口药品注册证、供货单位（药品生产企业）的资质证明等不仅要在签定供货合同时作为合同的必要条款，还要在进货时向供货方索取，否则，收集是比较困难的。最后就是填写《药品质量档案表》，并给予认真分析和评价，确定是否列为合格经营品种。确定为合格经营品种的，再制作药品质量档案目录，将收集的相关资料按药品质量档案目录顺序号编辑、装订成册。